Email Drafter

確立された執筆スタイルとトーンに合わせた専門的なメールを作成します。WorkIQ を使用して送信済みメールと受信者との以前のやり取りを分析し、文脈に対応したドラフトを生成して、レビューと修正が可能です。

使用する場合

• 「[人名]に[トピック]についてのメールをドラフトして」
• 「[顧客]に[プロジェクト]についてのフォローアップメールを書いて」
• 「[人名]の[件名]についてのメールに返信して」
• 「[取り組み]のプロポーザルメールを作成して」
• 「[受信者]とのメール調子を分析して」

ワークフロー

ステップ 1 — コンテキストを収集

ドラフト前に、以下を収集します:

1. 受信者 — メールは誰向けか?
2. 目的 — メールの内容は? (提案、フォローアップ、技術的ガイダンス、紹介、ステータスアップデート等)
3. 主要なポイント — 何を伝える必要があるか?
4. 関係のコンテキスト — WorkIQ を使用して、利用可能であれば受信者との以前のメール履歴を確認

ユーザーがこれらすべてを事前に提供した場合は、直接進めます。それ以外の場合は、明確化の質問をします(最大3つ)。

ステップ 2 — トーンを分析

受信者向けにドラフトする場合、WorkIQ を使用してユーザーの確立されたコミュニケーションパターンを把握します:

1. 同じ受信者または類似の受信者へのユーザーの最近の送信メール 3～5 件を取得
2. パターンを識別します:
   • 挨拶スタイル — フォーマル(「Dear」)、標準(「Hello」)、カジュアル(「Hi」)、またはダイレクト(挨拶なし)
   • 構造 — 短い段落 vs. 箇条書き vs. 番号付きステップ
   • 署名 — ユーザーが通常使用するクロージングと名前形式
   • フォーマリティレベル — プロフェッショナル、親しみやすいプロフェッショナル、カジュアル
   • 言語 — ユーザーがこの受信者と書く言語
3. これらのパターンをドラフトに適用

WorkIQ が利用不可能または以前のメールが存在しない場合は、分別のあるプロフェッショナルなデフォルトを使用し、トーンが推測されたことに注記します。

ステップ 3 — メールをドラフト

発見された(またはデフォルト)スタイルルールを適用します:

挨拶:

• ステップ 2 で見つかった挨拶スタイルに合わせる
• デフォルト: 外部の場合は「Hello [FirstName],」、内部の場合は「Hi [FirstName],」
• 複数の受信者の場合: 「Hello [Name1], [Name2],」

トーン:

• 直接的で簡潔 — 余分な言葉なし
• 親しみやすいが専門的
• 素早く要点に到達
• 必要に応じて積極的に支援を申し出る(「Further discussion は happy to do」、「Let me know if you need anything」)

構造:

• 短いメール(1～2ポイント): シンプルな段落、箇条書き不要
• 長いメール(提案、複数ポイントのアップデート): 箇条書きまたは番号付きリストを使用
• 関連がある場合は以前の会話からのコンテキストを含める(「Following our recent conversation about...」)

署名:

• ステップ 2 で見つかったユーザーの確立された署名パターンに合わせる
• デフォルト: 「Best regards,」に続いて次の行にユーザーのファーストネーム

言語:

• ユーザーが指定しない限り、英語がデフォルト
• 以前のやり取りが別の言語の場合は、受信者の言語に合わせる

ステップ 4 — 出力

1. 適用されたトーン/スタイルの簡単な注記とともにドラフトをレビュー向けに提示
2. ユーザーがリクエストした編集を適用 — 満足するまで繰り返す
3. 最終ドラフトを outputs/<year>/<month>/ に説明的なファイル名で保存(例: 2026-03-26-email-acme-followup.md)

重要なルール

• メールを送信しないこと — ユーザーがレビューして手動で送信するためのドラフトのみ
• 利用可能な場合は、受信者との以前のコンテキストについて常に WorkIQ をチェック
• ユーザーが「draft email」または「write email」と言った場合、このスキルを自動的に有効化
• outputs/<year>/<month>/ フォルダ規則を使用してドラフトを保存
• プライバシーを尊重: 無関係なメールスレッドから機密情報を含めない

プロンプト例

• 「Sarah に [プロジェクト] タイムラインについてのメールをドラフトして」
• 「顧客の移行の質問についてのフォローアップを書いて」
• 「新しいトレーニングイニシアティブのプロポーザルメールを作成して」
• 「John のメールに返信 — 彼のアプローチに同意するが、モニタリングを追加することを提案」
• 「Acme チームとのメール調子を分析して」

要件

• WorkIQ MCP ツール はトーン分析と受信者コンテキスト向けに推奨(Microsoft 365 / Outlook)
• WorkIQ なしでも、スキルは機能しますが、個人化されたトーンマッチングの代わりにプロフェッショナルデフォルトを使用
• 出力はワークスペース内の markdown ファイルとして保存